Minacce fisiche

I supporti digitali sono soggetti a numerose sollecitazioni interne ed esterne, che possono renderli parzialmente o completamente illeggibili:

>> instabilità del materiale minacce fisiche
>> ambiente di conservazione inadeguato (temperatura, umidità, luce, polvere)
>> usura (soprattutto per i supporti soggetti a contatti fisici)
>> disastri naturali (incendi, inondazioni, terremoti)
>> guasti degli impianti (tubature, elettricità, aria condizionata)
>> mantenimento inadeguato della parte hardware
>> guasti dell’hardware
>> errori umani (incluse manipolazioni non appropriate)
>> sabotaggio (furto, vandalismo)

Misure di conservazione

Una conservazioni fisica inadeguata è forse la causa più frequente di guasti prematuri per i supporti di memoria. È noto che il controllo della temperatura e dell’umidità permette di prolungare la vita della maggior parte dei supporti di memoria, ma numerosi altri fattori vi concorrono.

Misure di conservazione: suggerimenti

>> mantenere una temperatura costante a circa 20ºC (68ºF) (si veda “IPI Media Storage Quick Reference” per linee-guida specifiche).
>> mantenere il tasso di umidità intorno al 40%.
>> evitare elevati e rapidi sbalzi della temperatura e del tasso di umidità.
>> controllare la polvere (mantenere un ambiente con una pressione leggermente positiva).
>> evitare l’esposizione a campi magnetici (per i supporti magnetici).
>> evitare l’esposizione ai vapori.
>> stabilire una politica interna che vieti assolutamente di bere, mangiare o fumare negli ambienti di archivio dei supporti.
>> conservare i supporti in armadi di metallo, chiusi e con una messa a terra per l’elettricità.
>> posizionare i supporti verticalmente (non sovrapporli).
>> conservare i supporti nelle loro custodie originali.
>> evitare al massimo l’esposizione alla luce solare e ai raggi ultravioletti delle lampade.
>> lasciare che il supporto si adatti alla nuova temperature e al tasso di umidità prima dell’uso.
>> riportare immediatamente il supporto nel deposito controllato dopo l’uso.

La preparazione conta

È di solito impossibili prevedere minacce fisiche dovute a disastri naturali, guasti delle infrastrutture, distruzioni dolose, ma è tuttavia possibile ridurre tali eventi e limitare i danni subiti grazie ad una preparazione adeguata. Un avviso tempestivo dell’insorgere di una situazione pericolosa permette una risposta altrettanto tempestiva. Esistono sensori e sistemi di allarme per rilevare e avvisare in caso di fuoco, calore, fumo, perdite d’acqua e di intrusioni. Sistemi di estintori, di drenaggio dei pavimenti, l’utilizzo di ambienti di conservazione a prova di calore e di acqua possono contribuire a ridurre i danni causati ai supporti e alla strumentazione. Gli ambienti di conservazione devono essere chiusi a chiave maneggiaree vi deve poter accedere soltanto il personale opportunamente formato. Tutti i supporti, qualsiasi sia il loro grado di affidabilità, devono avere almeno una copia di back-up. La creazione di più copie di back-up e la conservazione in un altro luogo, esterno al primo, di un insieme di copie di back-up sono la miglior protezione possibile contro le perdite dovute a catastrofi varie.

Misure per la manipolazione

Un’ulteriore minaccia per i supporti di memoria è rappresentata da manipolazioni non appropriate. Sebbene numerosi supporti digitali diano l’impressione di essere robusti e duraturi, possono essere danneggiati se utilizzati in modo negligente. Seguite questi consigli:

Misure di conservazione: suggerimenti

>> non aprire i cassetti destinati proteggere i supporti in cartucce.
>> maneggiare i supporti con guanti che non lasciano peli per ridurre il rischio-polvere.
>> lavarsi ed asciugarsi le mani prima di maneggiare i supporti.
>> non toccare i lati esposti (ad esempio tenere un CD dal bordo).
>> conservare i supporti non utilizzati nelle loro custodie.
>> apporre le etichette soltanto negli spazi appositi; scrivere l’etichetta prima di incollarla.
>> su un CD, scrivere soltanto sul lato superiore con un pennarello apposito.
>> evitare di piegare CD e DVD.
>> non lasciare i supporti nei lettori dopo l’uso.
>> rimagnetizzare i nastri magnetici dopo l’uso e ogni 1-3 anni se non vengono mai utilizzati.
>> soltanto il personale opportunamente formato deve poter accedere ai supporti.
>> utilizzare supporti a scrittura unica o registrabili (piuttosto che quelli riscrivibili).
>> attivare le protezioni contro la scrittura, se disponibili.

Durata di vita: aspettative

Molto è stato scritto sulle misure riguardanti la durata dei supporti. Gli utenti e i produttori di supporti di memoria pongono spesso l’accento sulla ricerca e sulla promozione di supporti di lunghissima durata. Tuttavia, in fin dei conti, per molti motivi si sopravvaluta la lunga durata come caratteristica auspicabile per un supporto.

>> La durata di vita prevista è in realtà una media statistica basata su test di invecchiamento accelerato e può dare soltanto una stima grossolana della durata di vita effettiva del supporto, in determinate condizioni di conservazione e di manipolazione.
>> La longevità di un supporto non offre nessuna protezione contro numerosi fattori di rischio, ad esempio il furto, i disastri naturali, i guasti delle infrastrutture e i danni accidentali dovuti a manipolazioni.
>> La tecnologia dei supporti si evolve così rapidamente che un supporto estremamente longevo rischia di essere minacciato dall’obsolescenza prima della fine della sua vita utile.

Misure di conservazione: suggerimenti

La strategia più efficace consiste nel prendere misure appropriate per massimizzare la longevità intrinseca dei supporti di longevità media.

>> adottare buone pratiche di conservazione e di manipolazione.
>> acquistare supporti di alta qualità.
>> annotare il nome del produttore e i numeri di lotto dei supporti per poter controllare prestazioni e qualità.
>> non comprare una quantità eccessiva di supporti.
>> non dimenticare che, in alcuni casi (soprattutto per quanto riguarda i dischi ottici o magnetico-ottici), un supporto vergine ha una durata di vita minore rispetto ad un supporto su cui si è registrato.
>> comprare supporti compatibili con la velocità e la capacità dei lettori in cui verranno utilizzati.

Misure di conservazione: suggerimenti

Ogni supporto di memoria deve essere periodicamente testato per valutare l’integrità dei dati. Prevedere almeno le seguenti procedure:

>> accertarsi della fedeltà di ogni supporto immediatamente dopo la registrazione dei dati.
>> in seguito, a scadenze regolari, leggere interamente alcuni supporti scelti a campione (a seconda del produttore e del codice del lotto) e alcuni file, sempre scelti a campione, di vari supporti.
>> determinare i lotti, i produttori o le condizioni di conservazione che possono aver dato problemi, e fare in tal caso indagini più approfondite.
>> testare i supporti vergini (può essere lungo e dispendioso).
>> controllare le correzioni degli errori e sostituire il supporto prima che gli errori diventino irrisolvibili.

Problemi specifici dei vari supporti

Lettori hard disk

>> altamente commerciali. Costano di più i lettori le cui qualità e affidabilità sono superiori alla media.
>> non acquistare hard disk con una capacità troppo elevata. I prezzi e la tecnologia cambiano molto rapidamente.
>> non aspettarsi più di cinque anni di vita, qualsiasi sia l’hard disk.
>> le temperature elevate possono ridurre tragicamente la durata di vita dei supporti. Controllare l’ambiente e assicurarsi che i ventilatori funzionino e non siano ricoperti dalla polvere.

Nastri magnetici

>> sono ancora il supporto di memoria del costo unitario più basso.
>> le nuove tecnologie hanno una capacità di memoria estremamente elevata.
>> le cartucce ad alta densità (SDLT, LTO, AIT) sono considerate le più affidabili.
>> nuovi formati di nastri compaiono regolarmente sul mercato. La retrocompatibilità di solito vale fino ad una o due generazioni precedenti.

Supporti ottici (CD/DVD e varianti)

>> questi supporti possono guastarsi in più modi:
  > Strato colorato (per i supporti registrabili)
     la cianina (blu-verde) stabilizzata col metallo è il miglior compromesso tra stabilità e compatibilità;
     la ftalocianina (blu chiaro) e l’azoico metallizzato (blu scuro) sono anch’essi validi;
     il colore può essere ingannevole — non implica che ci sia veramente uno strato colorato;
  > Strato riflettente
     l’oro è il materiale più stabile;
     l’argento e le leghe sono sempre più diffusi (non perché migliori ma perché più economici);
    — lo strato riflettente dei supporti riscrivibili è in alluminio. I supporti registrabili invece non possono utilizzare l’alluminio a causa della reazione con lo strato colorato.
  > Separazione dei substrati
>> i supporti vergini hanno una durata di vita in magazzino di 5-10 anni.
>> è necessario maneggiare il lato superiore del CD (quello con l’etichetta) con molta attenzione, perché più fragile del lato inferiore.
>> la pulizia di un CD o di un DVD deve essere fatta in senso assiale (vale a dire dall’esterno verso l’interno) e non nel senso delle trace.
>> i DVD sono più vulnerabili ai danni dovuti alle piegature perché le tracce sono molto vicine tra loro. È necessario utilizzare custodie fatte appositamente per i DVD in modo tale da minimizzare il rischio di piegarli quando non vengono utilizzati.

Ripristino in caso di disastro

I metodi e le procedure menzionate finora servono a minimizzare le perdite accidentali di dati e a massimizzare la longevità dei supporti di memoria. Tuttavia, anche in condizioni di conservazione perfette e con protocolli di manipolazione impeccabili, alcuni supporti possono guastarsi. Di conseguenza i dati importanti devono essere conservati in più copie su supporti diversi, vale a dire che bisogna farne delle copie di back-up. Inoltre sono necessarie strategie di back-up e di ripristino in caso di disastro per evitare perdite catastrofiche di dati dovute, ad esempio, a:

>> sabotaggio (furto, vandalismo, modifiche o cancellature dolose, virus, attacchi terroristici, ecc.)
>> disastri naturali (incendio, alluvioni, terremoti, uragani, tornado, guasti delle infrastrutture)

È necessario un piano di ripristino che tratti in modo specifico l’infrastruttura della tecnologia dell’informazione. Un piano del genere non si sviluppa in una volta sola; è necessario testarlo e modificarlo a seconda delle circostanze. È necessario rivedere il piano di ripristino in alcuni casi: un nuovo staff, una struttura nuova o rinnovata, una nuova strumentazione. Una volta realizzato il piano di ripristino, si devono prendere tutte le misure necessarie per prevenire catastrofi o minimizzare i danni da esse causati.

L’Istituto nazionale americano per gli standard e la tecnologia (NIST -National Institute of Standards and Technology) pubblica un’ottima guida per sviluppare e realizzare piani d’emergenza intitolata “Contingency Planning Guide for Information Technology Systems”.

Copie di back-up

Gestire le copie di back-up ridondanti del contenuto digitale di valore è una componente essenziale di qualsiasi programma di conservazione digitale e un elemento chiave per la prevenzione di perdite in caso di disastri. Esistono molte soluzioni di back-up. La scelta di una di queste dipende da:

>> la quantità di dati;
>> la frequenza con cui vengono modificati i dati;
>> il grado di automatizzazione auspicato;
>> il budget disponibile.

Non soltanto i file di dati, ma anche i software applicativi e i sistemi operativi possono aver bisogno di back-up, in alcuni casi può essere necessario acquistare ulteriori licenze di utilizzo oppure ottenere un’autorizzazione particolare dal venditore del software per poter fare delle copie di back-up.

Oltre a testare periodicamente i supporti di back-up per assicurarsi che i dati siano sempre leggibili e non abbiano subito alterazioni, è inoltre necessario testare le procedure di ripristino per assicurarsi che l’hardware, il software e i venditori esterni che partecipano alla gestione delle copie di back-up, funzionino a dovere.

Una strategia prudente di back-up prevede che almeno una copia di tutti i dati essenziali sia conservata in un luogo situato sufficientemente distante dal luogo in cui si trovano le copie originali in modo tale che le copie non corrano il rischio di essere distrutte da uno stesso disastro: questa procedura viene chiamata “archiviazione esterna”. Ogni istituzione deve verificare presso le agenzie di tutela quali sono i requisiti relativi alla conservazione degli archivi. Un insieme di dati medici o finanziari possono avere requisiti più rigorosi per quanto riguarda la distanza necessaria tra il luogo principale di conservazione e il sito esterno. Stabilire un’intesa di conservazione reciproca con una struttura partner può essere una soluzione per rendere meno costosa la gestione esterna. In caso di outsourcing, è necessario assicurarsi che ci sia un’effettiva gestione dei dati, e non semplicemente un deposito. Le strutture generiche di deposito non saranno probabilmente in grado di conservare e gestire i supporti digitali. I controlli ambientali e i protocolli di gestione dovrebbero essere rigorosi almeno quanto quelli della struttura principale.

Un aspetto importante da prendere in considerazione nella scelta di una strategia di back-up è che è possibile subire una perdita totale della struttura principale (tutta la strumentazione e tutti i dati) a causa di un disastro. In questa situazione, è necessario sostituire interamente l’infrastruttura informatica e ripristinare sulla nuova strumentazione i dati salvati precedentemente. Se non è possibile procurarsi una nuova strumentazione in grado di gestire i supporti salvati, il software di ripristino, i software applicativi o l’ambiente operativo necessario per accedere ai dati, è probabilmente il momento di riesaminare il piano di back-up.

Salvataggio di emergenza

Una lacuna nella pianificazione o delle circostanze non controllabili possono rendere necessario un salvataggio d’urgenza dei dati fondamentali. Qualsiasi evento, dalle difficoltà economiche alla semplice la sfortuna, può scatenare la crisi. Alcune ditte si specializzano nel recuperare i dati da supporti pesantemente danneggiati (in caso in cui non esistano copie di back-up) e nella lettura dei dati su supporti di memoria obsoleti. Questi servizi possono spesso essere estremamente costosi, ma possono essere indispensabili. Con una ricerca nel web con le parole-chiave “recupero dati” o, in inglese, “data recovery”, si ottiene un’infinità di link verso queste ditte specializzate.

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