Viabilité organisationnelle

4a. Référentiels numériques fiables:

L'organisation est capable de démontrer que sa mission, son statut juridique et ses opérations permettent de soutenir un référentiel numérique fiable. Voir aussi la section Choix des actifs du chapitre 5.

Exigences organisationnelles :
>> démontrer que l'organisation est viable et digne de confiance;
>> refléter dans l'énoncé de la mission de l'organisation son engagement envers une rétention et une gestion à long terme des objets numériques;
>> se doter d'un statut juridique, du personnel et d'un programme de perfectionnement professionnel adaptés aux responsabilités à assumer;
>> mettre sur pied des pratiques d'affaires transparentes et des politiques de gestion efficaces;
>> concevoir des accords écrits exhaustifs avec les déposants;
>> revoir et mettre à jour les politiques et procédures nécessaires;
>> entreprendre la mise sur pied d'un plan de gestion des risques, d'un plan d'urgence et d'un plan de succession (successeurs fiables);

 

 Tout comme la responsabilité administrative, les exigences de cet attribut sont principalement d'ordre organisationnel. Il faut un cadre exhaustif de politiques couvrant tous les domaines essentiels dans lesquels l'organisation doit être autorisée, désireuse et prête à agir. Il faut des mesures immédiates pour que le programme de conservation d'objets numériques soit mis sur pied, et une planification à long terme pour que ce programme soit durable.

$$$$ Les coûts de la composante organisationnelle de la conservation d'objets numériques peuvent facilement être sous-estimés ou invisibles, et ils sont souvent répartis dans toute l'organisation. À mesure que le programme de conservation d'objets numériques prend forme, les ressources qui lui sont affectées doivent être regroupées car ce programme devient une activité centrale de l'organisation plutôt qu'une tâche ponctuelle.

0101 L'aspect technologique joue un rôle plus important dans la viabilité organisationnelle que dans la responsabilité administrative, mais ce rôle demeure secondaire. Les tâches techniques comprennent par exemple la définition de cahiers des charges (protocoles et spécifications de transfert) réalistes pour les accords avec les déposants, ainsi que des conseils et la production de documents sur les aspects techniques des politiques, procédures et pratiques.

 

Remarque : Le soutien et l'engagement aux plus hauts niveaux inhérents à la responsabilité administrative constituent peut-être le facteur de succès le plus crucial d'un programme de conservation d'objets numériques. Le fonctionnement quotidien d'un tel programme repose fondamentalement sur la garantie de sa viabilité organisationnelle. Pour qu'un programme de conservation d'objets numériques soit couronné de succès, il faut que les intentions de la responsabilité administrative se traduisent en des pratiques à long terme et durables qui inscrivent l'infrastructure technologique dans le cadre de politiques requis.

Exercice
 

La liste des exigences relatives à cet attribut est étroitement liée à des parties du questionnaire sur l'état de préparation d'un établissement. Réfléchissez à la mesure dans laquelle votre établissement répond à ces exigences.