Procédures et reddition de comptes

4a. Référentiels numériques fiables:

4a. Référentiels numériques fiables:
Procédures et reddition de comptes

 

L'organisation définit une approche systématique ainsi que les protocoles et techniques appropriés pour fournir une documentation exhaustive de toutes les tâches de conservation d'objets numériques, y compris l'élaboration et la mise à jour des politiques, procédures et pratiques pertinentes. Voir aussi la section Aspects juridiques du chapitre 5, Défis.

Exigences organisationnelles :
>> mettre en œuvre toutes les politiques et procédures pertinentes pour les tâches et fonctions spécifiées, et documenter toutes les pratiques;
>> mettre sur pied des mécanismes de surveillance, afin d'assurer le fonctionnement continu des systèmes et des procédures;
>> consigner et justifier les stratégies de conservation;
>> définir des mécanismes de réaction pour aider à résoudre les problèmes et faire évoluer les besoins en tenant compte des points de vue des fournisseurs et des consommateurs.
 Il s'agit principalement d'une responsabilité organisationnelle. Malgré l'importance de la documentation, les exigences de cet attribut ont tendance à être implicites. D'autre part, le temps et les moyens requis pour y satisfaire changent peu. Même si cet attribut est de nature organisationnelle, il ne peut être complètement mis en œuvre sans un soutien organisationnel et des mécanismes concrets. Lorsque le fonctionnement du programme de conservation d'objets numériques n'est pas automatisé (avec la documentation appropriée), des politiques, des procédures et de la documentation interviennent dans le déroulement du travail et dans les processus afin d'en assurer la continuité. 0101 L'aspect technologique consiste à répondre de manière continue aux besoins organisationnels, de prévoir ces besoins lorsque c'est possible et d'élaborer des mécanismes de production et de saisie automatiques de la documentation nécesaire. Dans certains cas, des intrants et de la documentation techniques sont directement nécessaires.

$$$$ Les ressources nécessaires pour assurer l'imputabilité (p. ex. temps passé par le personnel pour élaborer les politiques et procédures, temps de programmation, réalisation et mise en place de protocoles automatisés) sont souvent oubliées ou sous-estimées. Des ressources doivent être affectées à cette responsabilité essentielle.

Remarque : Cet attribut est peut-être le plus étroitement lié à l'archivistique, et c'est un aspect de la conservation d'objets numériques souvent négligé ou sous-estimé. Une organisation dotée d'un programme mûr de conservation d'objets numériques doit définir les politiques, procédures et approches qu'elle compte adopter, documenter ses décisions et ses pratiques à mesure qu'elles sont mises en œuvre, et revoir cette documentation avec le temps pour s'assurer qu'elle est complète et conforme à la pratique. Cet attribut permet d'obtenir et de maintenir l'homologation des archives numériques d'une organisation.

Exercice
 

1. Énumérez les documents que votre organisation pourrait fournir pour attester de sa conformité aux normes reconnues du milieu.

2. Vérifiez que vous avez en place un mécanisme d'élaboration et de mise à jour des politiques requises.

3. Quelqu'un serait-il en mesure de reconnaître des politiques périmées dans votre site Web?

 
 
À surveiller

Homologation d'un référentiel de conservation d'objets numériques
Qu'est-ce qu'une homologation signifie pour votre organisation?

Le RLG (Research Libraries Group [Groupe de bibliothèques de recherche]) et la NARA (National Archives and Records Administration [Administration nationale américaine des archives et des dossiers]) parrainent le Digital Preservation Repository Certification Task Force [Groupe de travail sur l'homologation de référentiels de conservation d'objets numériques]. Ce groupe de travail constitue un prolongement du modèle OAIS (système ouvert d'archivage d'information). Il a pour objectifs d'énoncer les exigences d'homologation (évaluation interne et externe), de définir un processus d'homologation et d'identifier un ou plusieurs organismes qui pourraient mettre en œuvre ce processus.

Le groupe de travail a récemment publié, dans le but d'obtenir des commentaires, une liste de vérification d'homologation qui permet à des organisations de procéder à une évaluation interne. Ce cadre repose sur les deux documents fondamentaux : le document TDR et le Modèle de référence pour un OAIS. Le CRL (Center for Research Libraries [Centre des bibliothèques de recherche]) a entrepris un projet de recherche, financé par la fondation Andrew W. Mellon, qui vise à mettre à l'épreuve l'utilisation de cette liste de vérification dans un ensemble d'évaluations réelles de référentiels et à définir les processus et les tâches permettant de vérifier et d'homologuer des archives numériques. (Le numéro spécial de RLG DigiNews sur l'homologation donne un compte rendu complet de ces travaux.)

Principes d'homologation
Voici quelques principes à considérer. Un processus d'homologation doit être :

  • externe aux Archives numériques (il ne peut pas se limiter à une évaluation interne);
  • géré et assuré par une autorité reconnue;
  • bien documenté, avec des politiques, procédures et pratiques exhaustives et explicites;
  • durable, et on doit pouvoir en faire le suivi à long terme;
  • reproductible.

Questions relatives à l'homologation
L'homologation concerne l'ensemble du milieu de la conservation d'objets numériques. Comme dans de nombreux autres domaines de la conservation d'objets numériques, des politiques, des procédures et des processus d'homologation sont en cours d'élaboration.

Voici des questions à considérer à propos de la mise en œuvre d'un processus d'homologation :

  • Quel organisme sera chargé de l'homologation des référentiels de conservation d'objets numériques? Par qui cet organisme sera-t-il désigné?
  • Par quelles personnes l'homologation sera-t-elle accordée? Comment ces personnes se qualifieront-elles pour procéder à des homologations?
  • Quels intervenants seront représentés au sein de l'organisme d'homologation?
  • Quel rôle le milieu de la conservation d'objets numériques jouera-t-il dans l'élaboration et le maintien du processus d'homologation?
  • Quels outils automatisés d'homologation seront mis au point et par qui, et comment seront-ils utilisés?

Voici des questions à considérer pour votre établissement :

  • Quelle documentation seriez-vous en mesure de fournir à un organisme d'homologation?
  • Quelle appréciation un organisme d'homologation ferait-il de votre programme de conservation d'objets numériques?